Aviso de privacidad y protección de datos de CitNOW Group 

1) Quiénes somos y qué hacemos 

Somos CitNOW Group Limited («CitNOW Group», «nosotros», «nos», «nuestro»), un proveedor global del sector automovilístico que ofrece soluciones innovadoras que unen a clientes y minoristas para mejorar la experiencia al cliente utilizando la tecnología como elemento clave. Nuestras soluciones y productos facilitan el trabajo de venta, posventa, comunicaciones, marketing y otras funciones relacionadas de los negocios de nuestros clientes.

Nos comprometemos a garantizar el cumplimiento de nuestras obligaciones legales al tratar sus datos personales, tanto en virtud del Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD del Reino Unido) y la Ley de Protección de Datos de 2018 (DPA 2018), como del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD de la UE), cuando corresponda. Además, estamos inscritos en el organismo supervisor del Reino Unido, la Oficina del Comisionado de Información («ICO»), en relación con el tratamiento de datos personales con el número de inscripción Z3117589.

Nuestros servicios operan bajo las siguientes marcas (lista no exhaustiva): 

• CitNOW (incluido Video, Imaging y Conversations)
• Dealerweb
• Dealerdesk
• RTC (REALTime Communications)

2) Finalidad de este aviso de privacidad 

La finalidad de este aviso de privacidad es explicar qué datos personales recopilamos sobre usted y cómo los tratamos. En este aviso de privacidad también se explican los derechos que usted tiene, por lo que le rogamos que lo lea atentamente. Si tiene alguna pregunta, puede ponerse en contacto con nosotros utilizando la información que se indica a continuación en la sección «Cómo ponerse en contacto con nosotros».

Nota importante sobre nuestra función

En la mayoría de los casos, CitNOW Group actúa como encargado del tratamiento de datos. Esto significa que tratamos datos personales en nombre de nuestros clientes (por ejemplo, concesionarios o fabricantes de vehículos), que son quienes actúan como responsables del tratamiento. Si un concesionario o fabricante ha cargado sus datos personales en una de nuestras plataformas, dicha organización sigue siendo responsable de su información.

Si desea ejercer sus derechos de protección de datos en relación con esa información, póngase en contacto directamente con el concesionario o el fabricante. Si nos envía su solicitud a nosotros, la remitiremos al responsable del tratamiento correspondiente, pero no podremos responder directamente sin las instrucciones de dicho responsable.

3) A quién se aplica este aviso de privacidad 

Este aviso de privacidad se aplica a usted si:

• visita nuestros sitios web,
• utiliza un producto o plataforma de CitNOW Group (como cliente o usuario final) o se ha registrado en él,
• se comunica con nosotros,
• tratamos sus datos en nombre de un cliente (por ejemplo, concesionarios o fabricantes de equipos originales),
• es empleado de un cliente, socio o proveedor, o actúa en su nombre.

Los requisitos locales (RGPD del Reino Unido, RGPD de la UE o leyes nacionales) están reflejados en este aviso y en nuestras prácticas operativas.

4) Qué son los datos personales 

«Datos personales» se refiere a cualquier información a partir de la cual se pueda identificar a alguien de forma directa o indirecta. Por ejemplo, se le puede identificar por su nombre o por un identificador en línea.

Los «datos personales de categoría especial» son datos personales más sensibles, como los datos sobre salud, raza o datos biométricos. Nosotros no recopilamos este tipo de datos en nombre de nuestros clientes ni a través de la prestación de nuestros servicios, incluidos nuestros sitios web.  

5) Datos personales que recopilamos 

Podemos recopilar las siguientes categorías de datos personales:

• Información proporcionada directamente:
  nombre, correo electrónico, teléfono, cargo y empresa (por ejemplo, a través de formularios, incorporaciones o servicio de asistencia).
• Información recopilada automáticamente:
  datos del dispositivo, navegador, dirección IP y registros de uso.
• Datos proporcionados por el cliente:
  datos de contacto del personal del concesionario/fabricante introducidos en nuestras plataformas.
• Datos de consumidores finales:
  información del comprador y medios relacionados con el vehículo (vídeos/fotos y conversaciones), procesados estrictamente en nombre de concesionarios/fabricantes de equipos originales.
• Datos de marketing y prospección:
  datos de contacto de eventos, directorios, fuentes públicas o formularios de suscripción.

No recopilamos deliberadamente datos de menores de 16 años y tratamos de mitigarlo de forma activa incorporando casillas de verificación al respecto en los formularios de nuestro sitio web.

6) Cómo recopilamos sus datos personales 

Recopilamos la mayor parte de los datos personales directamente de usted a través de su incorporación a nuestros productos y servicios, el uso de estos productos y servicios, los formularios del sitio web y acciones comerciales generales. Sin embargo, también podemos recopilar sus datos personales de terceros, tales como:

• Empresas de renombre que proporcionan listas de contactos para la generación de clientes potenciales
• Otras empresas a quienes usted ha dado su consentimiento
• Fuentes de acceso público, como plataformas de redes sociales

7) Funciones: responsable del tratamiento frente a encargado del tratamiento

8) Finalidades y períodos de conservación  

En algunos casos, podemos conservar los datos durante más tiempo si así lo exige la ley, para resolver disputas o hacer cumplir nuestros acuerdos.

Cuando los datos personales se tratan porque es necesario para la ejecución de un contrato en el que usted es parte, no podremos prestar nuestros servicios sin la información requerida.

9) Compartir sus datos personales 

Podemos compartir sus datos personales con:

• Otras entidades de CitNOW Group
• Proveedores de servicios y subencargados del tratamiento de

confianza (lista disponible bajo petición)

• Socios de integración
• Autoridades, cuando sea necesario

Podemos compartir o facilitar el acceso a los datos personales a nuestros proveedores de servicios designados y subencargados del tratamiento autorizados con fines de desarrollo de software, mantenimiento del sistema y asistencia técnica.

Todos los subencargados del tratamiento contratados por nosotros están sujetos a acuerdos escritos que incluyen disposiciones que ofrecen el mismo nivel de protección que las que tenemos con nuestros clientes. Cuando un subencargado del tratamiento se encuentra en un tercer país, nos aseguramos de que se apliquen los mecanismos de transferencia de datos adecuados de conformidad con el artículo 46 del RGPD del Reino Unido/UE, incluido el uso de decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo (SCC) u otras garantías aprobadas que exija la ley. Esto garantiza que sus datos permanezcan protegidos a un nivel esencialmente equivalente al que exige la legislación del Reino Unido/UE.

En algunos casos, podemos compartir datos con personal autorizado ubicado fuera del Reino Unido y del Espacio Económico Europeo, incluidos Moldavia, Bielorrusia y Georgia, cuando dicho acceso sea estrictamente necesario para prestar nuestros servicios.

Cualquier acceso de este tipo está sujeto a las garantías contractuales y medidas técnicas y organizativas adecuadas, que incluyen conexiones cifradas, controles de acceso, supervisión y restricciones en el almacenamiento local o la descarga de datos. Los datos personales permanecen alojados en el Reino Unido o en el EEE y solo se accede a ellos de forma remota.

Cuando se accede a los datos desde países que no se benefician de una decisión de adecuación, nos basamos en mecanismos de transferencia aprobados y garantías adicionales para proteger los datos personales de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables.

10) Comunicaciones de marketing

Ocasionalmente, podríamos utilizar su información para ponernos en contacto con usted para informarle sobre productos y servicios que consideramos que pueden ser de su interés. Tiene derecho a impedir que nos pongamos en contacto con usted con fines de marketing en cualquier momento. Si desea ejercer estos derechos, siga el enlace «cancelar suscripción» que aparece en cualquier correo electrónico recibido o póngase en contacto con nosotros en dpo@citnowgroup.com.

Solo enviamos comunicaciones de marketing de conformidad con el Reglamento sobre Privacidad y Comunicaciones Electrónicas (PECR) del Reino Unido y las leyes de privacidad electrónica aplicables en la UE.

11) Inteligencia artificial (IA)

Utilizamos tecnologías de IA para mejorar la eficiencia de los productos de CitNOW y ofrecer a nuestros clientes mejores resultados. Utilizamos la IA de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos internos (que incluye la supervisión humana cuando procede). Por ejemplo, utilizamos chatbots asistidos por IA para ayudar a nuestros clientes.

Sus datos personales pueden ser procesados por proveedores de IA, ya sea directamente por nosotros o a través de herramientas de IA de terceros integradas en los sistemas que nos proporcionan servicios de TI. Cualquier uso que hagamos de las tecnologías de IA se realizará de acuerdo con las garantías técnicas y operativas adecuadas para los tipos de datos.

Las funcionalidades de IA solo están disponibles a través de productos y servicios seleccionados, y no son un requisito de nuestros productos o servicios en este momento. En caso de que un producto o servicio incluya la funcionalidad de IA, se informará a los clientes de ello antes de que se suscriban a través de sus contratos.

Las funcionalidades de IA incluirán declaraciones de transparencia cuando sea aplicable, de acuerdo con la Ley de IA de la UE.

12) Sus derechos y cómo presentar una reclamación 

Usted tiene ciertos derechos en virtud del RGPD del Reino Unido y del RGPD de la UE en relación con el tratamiento de sus datos personales, entre los que se incluyen:

• Derecho a ser informado: recibir información clara y transparente sobre cómo utilizamos sus datos personales.
• Derecho de acceso: solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted.
• Derecho de rectificación: corregir los datos personales inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión: solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios o si retira su consentimiento cuando este era la base jurídica.
• Derecho a oponerse al tratamiento: oponerse a determinados tipos de tratamiento, por ejemplo, el marketing directo.
• Derecho a limitar el tratamiento: solicitar que limitemos la forma en que utilizamos sus datos en determinadas circunstancias (por ejemplo, mientras se investiga una reclamación).
• Derecho a la portabilidad de los datos: solicitar una copia de sus datos en un formato de uso común y legible por máquina para que pueda reutilizarlos con otro servicio.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: no ser objeto de decisiones tomadas únicamente por medios automatizados sin intervención humana, cuando estas decisiones tengan efectos legales o significativos.
• Derecho a retirar el consentimiento: cuando nos basamos en su consentimiento para tratar sus datos, puede retirarlo en cualquier momento.
• Derecho a presentar una reclamación: plantear sus inquietudes a una autoridad de control si no está satisfecho con la forma en que tratamos sus datos.

Puede ponerse en contacto con nosotros para ejercer estos derechos utilizando los datos que figuran en la sección 13. Es posible que tengamos que verificar su identidad. Responderemos en el plazo de un mes, salvo que la solicitud sea compleja.

Nota importante: En la mayoría de los casos, actuamos como procesadores de datos en nombre de nuestros clientes (concesionarios o fabricantes), que son los responsables del tratamiento de los datos. Si sus datos personales han sido cargados en una de nuestras plataformas por un concesionario o fabricante, debe ejercer sus derechos directamente ante esa organización. Si nos envía su solicitud, la remitiremos al responsable del tratamiento correspondiente, pero no podremos responder directamente sin las instrucciones de dicho responsable. 

13) Cómo ponerse en contacto con nosotros y con nuestro delegado de protección de datos

Delegado de protección de datos – CitNOW Group
9 Millars Brook
Molly Millars Lane
Wokingham
Berkshire
RG41 2AD

Correo electrónico: dpo@citnowgroup.com
Teléfono: +44 (0)118 997 7740

Representante en la UE: Comp-Lex (representante del RGPD de la UE)
Lindwurmstr. 10
D-80337 Munich
Germany

Correo electrónico: jn@comp-lex.de
Teléfono: +49 (0)89 41614295-2

14) Autoridades de control 

Si no está satisfecho con la forma en que tratamos sus datos, puede presentar una reclamación ante su autoridad nacional.

Algunos ejemplos son:

• Reino Unido (Inglaterra): ICO, Wycliffe House, Wilmslow, SK9 5AF – 0303 123 1113
• UK (Escocia): ICO Scotland – scotland@ico.org.uk
• Alemania:  BfDI – poststelle@bfdi.bund.d

FPara conocer las autoridades de control de otros países de la UE/EEE, consulte:

https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en